Автоматизированный учет договоров на оказание услуг

Договора с оплатой по частям (например, ежемесячно) характерны для сфер технического обслуживания, аутсорсинга, охранных и рекламных агентств, транспортно-экспедиторских компаний, лифтовых хозяйств, а также крупных бизнес и торговых центров, сдающих площади в аренду.

Если клиентов немного, то учет особых трудностей не вызывает, а вот если договоров больше 50-ти, то «запарки» происходят все чаще. Отслеживать своевременность оплаты становится все труднее и труднее. Нередко при истекшем сроке обслуживания услуга может продолжать оказываться. Выявляются случаи недовыставления и перевыставления счетов-фактур, что потом влечет составление дополнительной налоговой отчетности.

Становится хронической проблема разнообразного форматирования договоров. В одном документе шрифт Times New Roman, в другом Ariel. В одном размер 12 пунктов, в другом 13. Помимо этих «красивостей» может значительно различаться структура документа, то есть его разделы и пункты. Казалось бы, мелочи, но невнимательность к деталям может в перспективе вызвать пофигизм, когда подготовка договора становится формальным событием, вплоть до того, что можно встретить ошибки в наименовании клиента и его реквизитах, а ведь это юридический документ и обоюдная ответственность сторон.

Упорядочить работу с договорами позволяют специализированные программные продукты. Один из таких — автоматизированная информационная система «Учет договоров». В ней предусмотрено:

• электронная база договоров,
• справочник контрагентов и их реквизитов,
• шаблоны договоров,
• планирование прибыли,
• график оплаты,
• ожидаемое поступление денег,
• учет поступивших платежей,
• список должников,
• уведомления об окончании периода договора, срока обслуживания,
• моментальная аналитическая отчетность,
• возможность интеграции с 1С-Бухгалтерией.

Журналы и справочники системы накапливают информацию о клиентах. Наглядна история работы с каждым из них. Легко анализируется платежная дисциплина любого клиента. Необходимость ручного «перелопачивания» документов в поисках какой-то одной цифры или даты отпадает сама собой. Практически во всех колонках отчетов предусмотрены дополнительные фильтры. Есть стандартное поле поиска.

 Для отслеживания дебиторской задолженности в программе предусмотрен отчет по контрагентам должникам. Для контроля сроков — отчеты по заканчивающимся договорам, по окончанию срока обслуживания и по окончанию срока оплаты. Кроме числовых данных в этих отчетах имеется кнопка «Сформировать уведомления», которая позволяет сформировать и распечатать уведомления для клиентов.

В главном меню программы есть раздел, предназначенный для предварительного планирования количества договоров. Используя этот функционал, можно прогнозировать прибыль будущего финансового года и в последующем анализировать исполнение плана, как по количеству, так и по суммам.

Внедрив в компании программный продукт «Учет договоров», мы упростили процедуру заключения договоров благодаря использованию шаблонов. Искоренили разнообразие форматирования текста, ошибки в реквизитах контрагентов, в разы упростили отслеживание дебиторской задолженности и сроков. Автоматизация позволила отказаться от ведения дополнительных таблиц и списков. Подготовка сводных данных по результатам периода занимает считанные минуты.

Тем, кого заинтересовал автоматизированный учет договоров, предлагаем посмотреть демоверсию программного продукта. Обратите внимание, по этой же ссылке есть возможность скачать инструкцию по запуску демоверсии, в ней указан логин и пароль для входа в программу.

Еще больше информации по тегам…