Автоматизированный учет договоров на оказание услуг

Договора с оплатой по частям (например, ежемесячно) характерны для сфер технического обслуживания, аутсорсинга, охранных и рекламных агентств, транспортно-экспедиторских компаний, лифтовых хозяйств, а также крупных бизнес и торговых центров, сдающих площади в аренду.

Если клиентов немного, то учет особых трудностей не вызывает, а вот если договоров больше 50-ти, то «запарки» происходят все чаще. Отслеживать своевременность оплаты становится все труднее и труднее. Нередко при истекшем сроке обслуживания услуга может продолжать оказываться. Выявляются случаи недовыставления и перевыставления счетов-фактур, что потом влечет составление дополнительной налоговой отчетности.

Становится хронической проблема разнообразного форматирования договоров. В одном документе шрифт Times New Roman, в другом Ariel. В одном размер 12 пунктов, в другом 13. Помимо этих «красивостей» может значительно различаться структура документа, то есть его разделы и пункты. Казалось бы, мелочи, но невнимательность к деталям может в перспективе вызвать пофигизм, когда подготовка договора становится формальным событием, вплоть до того, что можно встретить ошибки в наименовании клиента и его реквизитах, а ведь это юридический документ и обоюдная ответственность сторон.

Упорядочить работу с договорами позволяют специализированные программные продукты. Один из таких — автоматизированная информационная система «Учет договоров». В ней предусмотрено:

  • электронная база договоров,
  • справочник контрагентов и их реквизитов,
  • шаблоны договоров,
  • планирование прибыли,
  • график оплаты,
  • ожидаемое поступление денег,
  • учет поступивших платежей,
  • список должников,
  • уведомления об окончании периода договора, срока обслуживания,
  • моментальная аналитическая отчетность,
  • возможность интеграции с 1С-Бухгалтерией.

Автоматизированный учет договоров

Журналы и справочники системы накапливают информацию о клиентах. Наглядна история работы с каждым из них. Легко анализируется платежная дисциплина любого клиента. Необходимость ручного «перелопачивания» документов в поисках какой-то одной цифры или даты отпадает сама собой. Практически во всех колонках отчетов предусмотрены дополнительные фильтры. Есть стандартное поле поиска.

 Для отслеживания дебиторской задолженности в программе предусмотрен отчет по контрагентам должникам. Для контроля сроков — отчеты по заканчивающимся договорам, по окончанию срока обслуживания и по окончанию срока оплаты. Кроме числовых данных в этих отчетах имеется кнопка «Сформировать уведомления», которая позволяет сформировать и распечатать уведомления для клиентов.

В главном меню программы есть раздел, предназначенный для предварительного планирования количества договоров. Используя этот функционал, можно прогнозировать прибыль будущего финансового года и в последующем анализировать исполнение плана, как по количеству, так и по суммам.

Внедрив в компании программный продукт «Учет договоров», мы упростили процедуру заключения договоров благодаря использованию шаблонов. Искоренили разнообразие форматирования текста, ошибки в реквизитах контрагентов, в разы упростили отслеживание дебиторской задолженности и сроков. Автоматизация позволила отказаться от ведения дополнительных таблиц и списков. Подготовка сводных данных по результатам периода занимает считанные минуты.

Тем, кого заинтересовал автоматизированный учет договоров, предлагаем посмотреть демоверсию программного продукта.

Еще больше информации по тегам…

Поделиться: