Функции системы электронного документооборота

Польза внедрения систем электронного документооборота (СЭД) обеспечивается выполнением определенных функций, основными из которых являются следующие:

• прием, первичная обработка и регистрация корреспонденции, обращений физических и юридических лиц;
• передача документов для исполнения/ознакомления;
• исполнение и подшивка согласно номенклатуре;
• контроль этапов обработки и сроков исполнения;
• подготовка и отправка исходящей корреспонденции;
• согласование, подписание документов ЭЦП;
• контроль получения по месту назначения;
• поиск и сортировка документов по заданным критериям;
• обеспечение архивного хранения электронных образов документов;
• формирование статистических отчетов.

Функционал системы электронного документооборота зависит от ее направленности. СЭД государственного учреждения наверняка будет отличаться от СЭД для коммерческой организации. Бухгалтерский документооборот специфичен и выделен в отдельную область учета. СЭД, ориентированные на поддержку совместной работы, помимо функционала для обмена документацией, имеют функции для организации командной работы.

Рассмотрим для примера основной функционал АИС «Система электронного документооборота Log_Book», используемой во многих государственных учреждениях.

Журнал входящих документов — регистрация работниками канцелярии деловой корреспонденции, поступившей нарочно или в электронном виде.

Папка входящих документов — предназначена для работы ответственных исполнителей с входящей корреспонденцией, поступившей в организацию и прошедшей регистрацию; позволяет создать резолюцию и назначить исполнителей.

Папка исходящих документов — предназначена для подготовки, согласования и подписания исходящей корреспонденции и внутренних документов. Позволяет подготовить ответ на входящее письмо.

Журнал исходящих документов — регистрация исходящей корреспонденции, формирование почтовых сообщений, отправка получателям, контроль доставки.

Общественная приемная — регистрация обращений физических и юридических лиц поступивших через вышестоящие учреждения, либо непосредственно от заявителя.

Блог Акима области — журнал регистрации обращений, поступивших через официальный сайт Аппарата акима области.

Государственные награды РК — журнал регистрации заявлений о присвоении государственных наград и учет результатов рассмотрения заявлений комиссией.

Нормативно-правовые акты — журнал регистрации постановлений, решений акиматов.

Папка контрольных документов — используется работниками, отвечающими за сроки исполнения контрольных документов; позволяет создавать напоминания для исполнителей.

Номенклатура дел — систематизированный перечень номенклатурных дел организации, с указанием сроков хранения и возможностью передачи в архив.

Справочные данные — централизованная справочная информация и локальные справочники организации.

Отчеты — возможность формирования статистических и аналитических форм. Позволяют контролировать исполнительскую дисциплину по документообороту организации.

Настройки программы — возможность адаптации некоторых настроек системы под индивидуальные требования организации.

Ежедневник — своего рода электронная записная книжка; позволяет создавать напоминания для себя и других сотрудников.

Еще больше информации, касающейся темы электронного документооборота, можно найти по тегу…