Как на предприятии автоматизировать выдачу поручений и мониторинг их исполнения

 

От эффективности системы контроля исполнения поручений во многом зависит результативность деятельности предприятия. Надлежащее выполнение отдельных поручений способствует достижению общих целей. В масштабах предприятия без специальных методов и инструментов очень сложно контролировать такие процессы. Вы, наверное, догадываетесь, что в этом могла бы помочь автоматизация. Она с разы упрощает мониторинг исполнительской дисциплины и повышает продуктивность не только отдельных сотрудников, но и организации в целом.

На рынке программного обеспечения существуют специализированные программные продукты для учета выданных поручений и мониторинга их исполнения. Но чаще всего эти функции являются составляющей какого-то большого продукта, например, системы электронного документооборота (СЭД). Рассмотрим такой случай на примере АИС «СЭД Log_Book».

Для регистрации поручений в СЭД Log_Book предусмотрен «Журнал поручений». В нем данные выводятся по группам: в работе, просрочено, снято с контроля, продлено, неконтрольные, передано в архив.

Журнал поручений

В правой части Журнала сосредоточены кнопки, необходимые для выполнения основных операций:

  • Добавить,
  • Изменить,
  • Удалить,
  • Просмотр,
  • Печать,
  • Отправить,
  • Вернуть,
  • Снять с контроля,
  • Поставить на контроль,
  • Зарегистрировать,
  • Подписать ЭЦП,
  • Продлить,
  • Ход исполнения,
  • Подготовить заключение,
  • История изменения в документе.

В верхней части окна расположены стандартное поле поиска и фильтры, позволяющие отобразить поручения за указанный период и по основным реквизитам.

При выделении поручения появляется возможность просмотреть отдельные пункты, ответы, заключения, а также выполнить необходимые действия.

Приведенный для примера функционал является достаточным для учреждений, где установлена данная СЭД. В других организациях может потребоваться несколько иная система контроля и мы, разработчики этого продукта, конечно, готовы рассмотреть необходимую модернизацию.

Другие наши статьи по теме электронного документооборота можно найти по нижеприведенному тегу

Поделиться: