Преимущества электронного документооборота над бумажным

Возможно, юное поколение специалистов и вовсе не знает, как выглядел бумажный документооборот и слабо себе представляет, чем он отличается от электронного. Как известно, к хорошему быстро привыкают и при этом частенько критикуют, а осознание ценности приходит в экстремальных ситуациях, когда что-то или кто-то нас лишает привычных технологий, либо они становятся панацеей в условиях кризиса.

Удобно ведь, когда письмо или документ, можно сформировать, подписать и отправить, сидя в офисе или дома и там же получить ответ? А ещё всё перечисленное часто можно сделать практически на ходу в мобильном телефоне. В прошлом веке пришлось бы набрать текст на печатной машинке или написать его от руки, пойти в определенное время в приемную или на почту, постоять в очереди, заплатить за конверт. И это по минимуму.

Если рассматривать электронный документооборот (ЭД) в масштабе организации, то его преимущества над бумажным еще более очевидны:
     • возрастает оперативность обмена документацией и рассмотрения обращений;
     • значительно сокращается рутинный труд;
     • становится прозрачным прохождение документами всех этапов обработки;
     • повышается конфиденциальность документооборота;
     • сокращаются затраты времени на обработку, согласование и утверждение документов;
     • предоставляются новые инструменты контроля;
     • становится наглядной доставляемость документов;
     • повышается исполнительская дисциплина;
     • появляется возможность автоматизированного составления отчетности;
     • обеспечивается информационная безопасность документооборота;
     • поддерживается накопление и архивное хранение документации.

Оценив преимущества ЭД, вряд ли кто-то добровольно захочет вернуться к бумажному. Если же работа системы электронного документооборота вызывает вопросы и нарекания, то этому две основные причины — техническая и/или кадровая, причем проблемы могут быть как на стороне клиента, так и на стороне разработчика. Рекомендация: выбирайте удобный продукт, отвечающий потребностям вашего документооборота, и пользуйтесь услугами профессиональных разработчиков программного обеспечения.

Если информация была полезной, не жалко ею поделиться в социальных сетях. Ссылочки размещены чуть ниже.

Другие наши статьи по теме электронного документооборота можно найти по тегу…