Преимущества электронного документооборота над бумажным
Возможно, юное поколение специалистов и вовсе не знает, как выглядел бумажный документооборот и слабо себе представляет, чем он отличается от электронного. Как известно, к хорошему быстро привыкают и при этом частенько критикуют, а осознание ценности приходит в экстремальных ситуациях, когда что-то или кто-то нас лишает привычных технологий, либо они становятся панацеей в условиях кризиса.
Удобно ведь, когда письмо или документ, можно сформировать, подписать и отправить, сидя в офисе или дома и там же получить ответ? А ещё всё перечисленное часто можно сделать практически на ходу в мобильном телефоне. В прошлом веке пришлось бы набрать текст на печатной машинке или написать его от руки, пойти в определенное время в приемную или на почту, постоять в очереди, заплатить за конверт. И это по минимуму.
Если рассматривать электронный документооборот (ЭД) в масштабе организации, то его преимущества над бумажным еще более очевидны:
• возрастает оперативность обмена документацией и рассмотрения обращений;
• значительно сокращается рутинный труд;
• становится прозрачным прохождение документами всех этапов обработки;
• повышается конфиденциальность документооборота;
• сокращаются затраты времени на обработку, согласование и утверждение документов;
• предоставляются новые инструменты контроля;
• становится наглядной доставляемость документов;
• повышается исполнительская дисциплина;
• появляется возможность автоматизированного составления отчетности;
• обеспечивается информационная безопасность документооборота;
• поддерживается накопление и архивное хранение документации.
Оценив преимущества ЭД, вряд ли кто-то добровольно захочет вернуться к бумажному. Если же работа системы электронного документооборота вызывает вопросы и нарекания, то этому две основные причины — техническая и/или кадровая, причем проблемы могут быть как на стороне клиента, так и на стороне разработчика. Рекомендация: выбирайте удобный продукт, отвечающий потребностям вашего документооборота, и пользуйтесь услугами профессиональных разработчиков программного обеспечения.
Если информация была полезной, не жалко ею поделиться в социальных сетях. Ссылочки размещены чуть ниже.
Другие наши статьи по теме электронного документооборота можно найти по тегу…