Логика АИС "Учет договоров"

АИС «Учет договоров» предназначена для учета договоров оказания услуг клиентам, причем с оплатой в несколько этапов (по графику), к примеру, ежемесячно, ежеквартально и т. п.

Программный продукт подойдет компаниям, оказывающим, например, следующие виды услуг:

• техническое обслуживание электрических сетей, систем видеонаблюдения, пожарной сигнализации,
• техническое обслуживание офисов,
• обслуживание лифтов,
• сопровождение автоматизированных систем,
• траспортно-экспедиторские,
• охранные,
• рекламные,
• аутсорсинг,
• а также сдача помещений в аренду.

Несмотря на наличие замечательных программ 1С и Excel, для планирования и анализа выполнения плана по заключенным договорам они не подходят. Кроме того, они не позволяют быстро формировать различные отчеты по этому процессу. Вряд ли будет достаточным без предварительных подсчетов просто вывести таблицу на печать для очередной планерки. В свою очередь несколько отчетных форм АИС УД буквально в течение пяти минут позволяют полностью проанализировать договорную деятельность компании.

Система позволяет планировать общее количество контрактов и ожидаемой прибыли на будущий год, а также проводить текущий анализ исполнения этого плана, просто нажатием пары кнопок. Предусмотрена возможность формирования договоров на основе шаблонов. Становятся подконтрольны сроки договоров и своевременность оплаты.

Логика основного функционала программного продукта сводится к следующим шагам:

• создание проекта (заполнение реквизитов, внесение общей суммы, формирование графика платежей, формирование документа на основе шаблона);
• постановка статуса «на подписи»;
• постановка статуса «подписан» (после установки этого статуса редактирование становится невозможным);
• внесение оплаты, поступающей от клиента в график платежей (если произведена интеграция с 1С, то платежи можно импортировать);
• наблюдение за сроками обслуживания и своевременностью оплаты (используются отчеты);
• завершение либо продление договора.

Удобные «фишки» программного продукта:

• уведомление пользователей программы о договорах с истекающими сроками действия, обслуживания, оплаты;
• формирование уведомительных писем для клиентов;
• прикрепление файлов;
• быстрые отчеты по платежам, по должникам, сравнение с предыдущим периодом и другие.

Используется в текущей работе юриста, менеджера договорного отдела, бухгалтерии. Аналитические функции в большей степени используются генеральным директором, финансовым директором.

Еще больше информации по тегу…