Классификация документооборота
На предприятиях и в организациях в зависимости от типа используемой документации могут иметь место следующие виды документооборота:
- справочно-информационный (письма, записки, докладные, объяснительные, стенограммы и др.);
- производственный (чертежи, маршрутные листы, наряды, инструкции и пр.);
- управленческий (планы, целевые программы, уставы и пр.);
- архивный (каталоги, классификаторы и др.);
- кадровый (личные дела, приказы по личному составу, справки с места работы и пр.);
- бухгалтерский (регистры бухгалтерского учета, различные виды первичной документации и др.);
- складской (накладные, ведомости, описи, акты и др.);
- технологический (тех.условия, карты эскизов, технологические карты и пр.);
- конфиденциальный и секретный (различные документы с признаками секретности и ограниченным кругом доступа).
По видам взаимоотношений документооборот подразделяют на:
- внутренний (в пределах одной организации),
- межкорпоративный (межведомственный),
- на документооборот в рамках обязательной отчетности (например, налоговой).
По способу реализации нам известны бумажный и электронный документооборот (paperfree).
Отдельным звеном классификации является юридически значимый документооборот. Юридическая значимость документа предполагает его соответствие следующим условиям:
- соответствие требованиям по форме и содержанию,
- наличие достоверных реквизитов,
- правомочность подписи,
- достоверность и подлинность,
- для электронных документов — тождественность официальному бумажному, имеющему юридическую силу, гарантия подлинности.
Задавшись целью перехода на безбумажное делопроизводство, необходимо определиться с объемом автоматизации, то есть с тем, какие именно документы необходимо перевести в электронный формат. Также важно учесть местонахождение участников документооборота и возможные способы обмена документацией между ними.
Рекомендуем ознакомиться с другими заметками нашего блога по теме документооборота, для этого воспользуйтесь нижеприведенным тегом