Классификация документооборота

На предприятиях и в организациях в зависимости от типа используемой документации могут иметь место следующие виды документооборота:

• справочно-информационный (письма, записки, докладные, объяснительные, стенограммы и др.);
• производственный (чертежи, маршрутные листы, наряды, инструкции и пр.);
• управленческий (планы, целевые программы, уставы и пр.);
• архивный (каталоги, классификаторы и др.);
• кадровый (личные дела, приказы по личному составу, справки с места работы и пр.);
• бухгалтерский (регистры бухгалтерского учета, различные виды первичной документации и др.);
• складской (накладные, ведомости, описи, акты и др.);
• технологический (тех.условия, карты эскизов, технологические карты и пр.);
• конфиденциальный и секретный (различные документы с признаками секретности и ограниченным кругом доступа).

По видам взаимоотношений документооборот подразделяют на:

• внутренний (в пределах одной организации),
• межкорпоративный (межведомственный),
• на документооборот в рамках обязательной отчетности (например, налоговой).

По способу реализации нам известны бумажный и электронный документооборот (paperfree).

Отдельным звеном классификации является юридически значимый документооборот. Юридическая значимость документа предполагает его соответствие следующим условиям:

• соответствие требованиям по форме и содержанию,
• наличие достоверных реквизитов,
• правомочность подписи,
• достоверность и подлинность,
• для электронных документов — тождественность официальному бумажному, имеющему юридическую силу, гарантия подлинности.

Задавшись целью перехода на безбумажное делопроизводство, необходимо определиться с объемом автоматизации, то есть с тем, какие именно документы необходимо перевести в электронный формат. Также важно учесть местонахождение участников документооборота и возможные способы обмена документацией между ними.

Рекомендуем ознакомиться с другими заметками нашего блога по теме документооборота, для этого воспользуйтесь нижеприведенным тегом