Жизненный цикл электронного документа
Согласно определению, под жизненным циклом электронного документа (ЭД) подразумевается последовательность событий, сопровождающая его создание и обработку в течение некоторого времени. Перечень событий и их очередность, возникающая после создания ЭД, отличаются в зависимости от того, какого типа этот документ, а также какой он — исходящий или входящий. Рассмотрим цикл обработки входящего делового письма и этапы подготовки исходящего.
Основные этапы обработки входящего письма:
- Регистрация в приемной (в канцелярии), присвоение входящего номера,
- Отправка руководителю на рассмотрение,
- Назначение руководителем исполнителей и внесение им соответствующей резолюции,
- Отправка исполнителям,
- Подготовка исполнителями ответа руководителю,
- Исполнение, завершение и подшивка.
Основные этапы подготовки исходящего письма:
- Создание исходящего документа автором,
- Отправка руководителю на рассмотрение и подпись (в том числе цифровую),
- Отправка на регистрацию в приемную,
- Регистрация, присвоение исходящего номера,
- Формирование почтового сообщения получателю,
- Завершение и подшивка.
Обратите внимание на схемы, представленные ниже. Отправной точкой в них являются сотрудники разных подразделений, соответственно этому выполняются технологические операции и по-разному выстраивается жизненный цикл документа.
Современные системы электронного документооборота поддерживают все этапы жизненного цикла различных документов, во всяком случае, к этому необходимо стремиться в процессе постановки задачи на разработку таких систем. Примером программного продукта с полной поддержкой жизненного цикла ЭД является АИС «Система электронного документооборота «Log_Book», используемая во многих государственных учреждениях Карагандинской области. Особенностью этого продукта является то, что он прошел проверку государственной технической службы на соответствие требованиям информационной безопасности. Кроме того, СЭД «Log_Book» поддерживает обмен корреспонденцией с республиканскими системами ЕСЕДО и ЕУОЛ и взаимодействует с Интернет порталом «Электронного правительства» Республики Казахстан. Благодаря внедрению СЭД «Log_Book» традиционный документооборот областного, районных и городских акиматов, а также их подведомственных учреждений был переведен в электронный формат, вследствие чего удалось сократить сроки рассмотрения корреспонденции и обращений, ускорить взаимный обмен информацией, повысить исполнительскую дисциплину.
Рекомендуем ознакомиться с другими заметками нашего блога по теме электронного документооборота, воспользуйтесь нижеприведенным тегом