Кейс - внедрение системы электронного документооборота в селах Карагандинской области

Уже десяток лет государственные учреждения страны практически повсеместно охвачены системой электронного документооборота (СЭД). Автоматизация не дошла разве что только туда, где отсутствует подключение к единой транспортной среде государственных органов (ЕТС ГО). Одним из основных направлений деятельности компании «Центр информационных систем «WTO» как раз является автоматизация документооборота. Мы именно та компания, которая смогла организовать массовое внедрение и сопровождение СЭД в Карагандинской области, не только в городах и районных центрах, но и в отдаленных поселках, периодически обеспечивая личное присутствие специалистов в учреждениях и удаленную поддержку в режиме 24/7. Скажем прямо, трудностей на этом пути мы встретили достаточно. Кратко поведаем об опыте их преодоления.

В отсутствие СЭД делопроизводство в госучреждениях сельской местности ведется с использованием массовых почтовых систем наподобие mail.ru (при наличии интернета) и бумажного журнала регистрации, иногда вместо него можно встретить несколько листков бумаги с перечнем входящей и исходящей корреспонденции. При этом исходящие документы, конечно, не подписываются электронной цифровой подписью и подвержены риску утраты.

Необходимость всеобщего перехода на безбумажный документооборот способствует приходу новых технологий на село: прокладывается ЕТС, модернизируются компьютеры, производится монтаж локально-вычислительных сетей внутри зданий. Но все это делается постепенно и не везде гладко.

Вот с чем мы сталкиваемся достаточно регулярно, обслуживая сельские акиматы:

• отсутствует подключение модема к ЕТС;
• низкая пропускная способность ЕТС, временами настолько, что на регистрацию одного документа может потребоваться целый час;
• конфигурация компьютеров не соответствует минимальным техническим требованиям, указанным в технической спецификации к программному продукту;
• отсутствует локально-вычислительная сеть;
• тотальная «завирусованность» рабочих компьютеров.

Все перечисленное катастрофически тормозит процесс внедрения электронного документооборота в отдаленных уголках нашей страны. В каждом таком случае мы всегда стараемся помочь, используя свои знания и опыт.

Оптимизируем работу программного обеспечения, боремся с вирусами, настраиваем модемы. Составляем акты о несоответствиях и доводим информацию до сведения сотрудников, ответственных за их устранение.

Пишем официальные письма в вышестоящие учреждения, озвучивая проблемы. Если при посещении не удается показать функционал программного продукта по не зависящим от нас причинам, то показываем его, используя специально разработанные методические пособия.

Проводим курсы в нашем учебном центре в Караганде. При этом обучающиеся бывают приятно удивлены тем, как на самом деле быстро работает программный продукт, если соблюдены необходимые технические условия.

К настоящему моменту разработанную нами систему электронного документооборота уже используют 70% сельских акиматов Карагандинской области, что, конечно, радует, но при этом требует дальнейшего приложения общих усилий. Впереди еще достаточно много работы и первостепенным, пожалуй, является увеличение пропускной способности ЕТС, на что мы повлиять не можем. Со своей стороны готовы оказывать удаленную поддержку клиентам в режиме 24/7, обеспечивать ежемесячное посещение по графику, проводить обучение на рабочих местах, в учебном центре и в онлайн-формате.

Заказать презентацию АИС «Система электронного документооборота Log_Book» можно по телефону +7(7212)505085, электронной почте contact@toowto.kz или через форму обратной связи https://products.toowto.kz/#sed

• Возможно, вас заинтересуют другие статьи нашего блога:
•    •  Функции системы электронного документооборота
•    •  Жизненный цикл электронного документа
  
  •    •  Как мы обслуживали клиентов компании в период самоизоляции